تفصیل ها
هدف وکارکرد:
پس از تعریف معین ها نوبت به تعریف تفصیل است؛هر شخصی که قرار است تراکنش مالی ای برای او ثبت شود میبایست یک تفصیل داشته باشد یعنی هر مشتری ای که از شما خرید میکند و هر عرضه کننده ای که از او خرید میکنید و تمام کارکنان تان که برای آنها فیش حقوقی ثبت میکنید یک تفصیل اند
برای تعریف تفصیل از صفحه مدیریت مالی وارد لینک “تفصیل ها” شوید در آنجا با صفحه ای مانند صفحه ی زیر روبرو می شوید:
کد:
برای تعریف تفصیل جدید ابتدا یک کد برای آن وارد کنید؛ترجیحا بهتر است کد تفصیل همان کد پیشنهادی سیستم باشد اما در صورتی که خواستید کد را عوض کنید روی علامت مداد کنار کد کلیک کنید تا کد قابل ویرایش باشد
سپس یک نام برای آن وارد کنید؛
سپس اگر تفصیل برای شخص حقیقی بود شماره تلفن و شماره همراه او را وارد کنید
لیست حساب:
برای پیشگیری از اشتباهات در ثبت سند و همچنین راحتی کار خودتان و جلوگیری از اتلاف وقت میتوانید تعین کنید این تفصیل با کدام حساب یا حساب ها بیشتر در ارتباط است در این صورت هنگام ثبت سند نیاز نیست معین مربوط را از بین چند صد معین پپیدا کنید بلکه تننها معین هایی به شما نشان داده میشوند که اینجا آن ها را انتخاب کرده اید
به عنوان مثال:
اگر تفصیلی که دارید تعریف میکنید یکی از کارمندان شما باشد شما میتوانید معین آن را محدود کنید به معین های : حساب های پرداختنی،وام،حقوق و دستمزد و ……… این کار در ثبت اسناد از اشتبهات احتمالی جلوگیری میکند و سرعت شما را در ثبت سند افزایش میدهد
**برای انتخاب چند حساب میتوانید با نگه داشتن کلید “ctrl” (کنترل) با موس روی حساب های مورد نظرتان کلیک کنید
واحد پول:
شما میتوانید تفصیل هایتان را به صورت ارزی تعریف کنید
نوع:
اگر نوع تفصیل را عادی تعریف کنید این تفصیل برای همه قابل نمایش میباشد اما اگر نوع تفصیل را خاص تعریف کنید تنها افرادی که دسترسی دارند میتوانند آن را مشاهده کنند
وضعیت تفصیل:
بدلیل اینکه برای تفصیل ها سند مالی ثبت میشود نمیتوانید آن ها را حذف کنید تنها میتوانید آن ها را غیر فعال کنید
پس از تکمیل مراحل بالا روی گزینه ی “اطلاعات جدید را برای تفصیل اضافه کن” کلیک کنید تا تفصیل جدید شما تعریف شود
نکته۱:
در نظر داشته باشید هر مشتری یا کارمند یا عرضه کننده ای که تعریف میکنید به طور خودکار یک تفصیل برای او ثبت و تعریف میشود و نیاز نیست مجددا برای آن ها تفصیل تعریف کنید
مرتبط کردن تفصیل:
حالا به عنوان مثال شما تفصیلی را تعریف میکنید؛این تفصیل در سیستم شما ثبت شده اما صرفا به عنوان یک تفصیل که میتوانید برای او تراکنش مالی ثبت کنید و نه مشتری است نه عرضه کننده و نه کارمند
حالا اگر بخواهید این تفصیل را کامند یا عرضه کننده یا مشتری تعریف کنید میبایست پس از تعریف تفصیل مجددا به همین صفحه مراجعه کنید و در اول جدول در کادر مقابل تفصیل دو بار کلیک کنید و دکمه ی”spase” را فشار دهید تا کادر جستجو برای شما باز شود؛سپس تفصیل مورد نظرتان را جستجو کنید و بر روی آن کلیک کنید؛همانظور که مشاهده میکنید علاوه بر گزینه ها قبل سه لینک هم به این صفحه اضافه شده است:
اگر خواستید این تفصیل را به عنوان مشتری یا عرضه کننده یا کارمند تعریف کنید روی لینک مقابل آن ها کلیک کنید؛ با انتخاب لینک مقابل مشتری به صفحه تعریف مشتری؛با انتخاب لینک مقابل عرضه کننده به صفحه تعریف عرضه کننده و با انتخاب لینک مقابل کارمند به صفحه تعریف کارمند هدایت میشوید
نکته۲:
هنگامی که از این صفحه به صفحه ی تعریف مشتری یا کارمند و یا عرضه کننده هدایت میشوید تنها نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که در تمامی صفحات گفته شده وضعیت کارمند یا مشتری یا عرضه کننده مانند تصاویر زیر غیر فعال است که باید آن را فعال کنید:
لینک های مرتبط:
چارت حسابداری
گروه حساب ها
حساب های کل
معین ها
عرضه کنندگان
واحد های پول
نرخ ارز
کارمندان
فروشندگان